Politique de confidentialité

 

Le Cabinet Bersay & Associés (ci-après le « Cabinet ») respecte la vie privée de ses contacts – établis dans le cadre de dossiers, missions, partenariats, candidatures, etc. – et traite les informations personnelles identifiables fournies par eux comme confidentielles. Ces informations personnelles sont collectées avec toute la diligence nécessaire, conformément à toutes les lois applicables dans les pays dans lesquels le Cabinet opère. Le Cabinet agit comme responsable de traitement pour les données qu’elle collecte et traite.

La présente Politique de Protection des Données Personnelles (ci-après la « Politique de confidentialité ») a pour objet d’informer sur la manière dont le Cabinet, en sa qualité de responsable de traitement, collecte et utilise les données à caractère personnel (ci-après les « Données Personnelles ») concernant les personnes (clients, fournisseurs, prospects, stagiaires, collaborateurs, salariés, candidats, etc. ; ci-après « Vous » ou « Votre » / « Vos ») d’une part, et sur les moyens dont elles disposent pour contrôler cette utilisation et exercer leurs droits s’y rapportant d’autre part. 

1 – Identité du responsable de traitement

Le Cabinet est le responsable de traitement des Données Personnelles.

Son adresse postale est : 31 avenue Hoche, 75008 – Paris.

Son adresse email de contact est : contact@bersay.com

2 – Quelles sont les Données Personnelles collectées ?

Le Cabinet collecte uniquement les informations adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire par rapport aux finalités pour lesquelles elles sont traitées. Le Cabinet recueille donc les informations uniquement pour fonctionner efficacement et Vous fournir les meilleures expériences dans le cadre notamment de rencontres professionnelles, de dossiers, de partenariats, de candidatures, de la venue dans nos locaux, de la fréquentation de notre site internet, etc.

Le type spécifique de Données Personnelles collectées dépend du contexte de Vos interactions directes et/ou indirectes avec le Cabinet. Voici des exemples de types de Données Personnelles pouvant être collectées :

  • Coordonnées (nom, prénom, adresse électronique, adresse postale, numéro de téléphone, numéro de télécopieur) ;

  • Données financières (Informations de paiement, adresse de facturation et informations sur le compte bancaire) ;

  • Informations sur votre vie professionnelle et vie personnelle ;

  • Données démographiques (sexe, pays et langue préférée).

Si Vous soumettez des Données Personnelles concernant une autre personne, Vous reconnaissez et acceptez que Vous êtes autorisé par cette personne à permettre au Cabinet d’utiliser les informations conformément à cette Politique de confidentialité.

Informations automatiques : lorsque Vous utilisez ou interagissez avec le Site, le Cabinet reçoit et stocke les informations générées par cette activité et les informations collectées automatiquement à partir du navigateur ou de l’appareil mobile. Par exemple, comme de nombreux sites internet, le Cabinet obtient certaines informations lorsque le navigateur accède à notre site, y compris Votre adresse IP, le type de navigateur, le système d’exploitation, les données du réseau mobile, les pages consultées et les heures d’accès. Ces informations aident le Cabinet à communiquer avec Vous et à mieux Vous comprendre.

3 – A quelles occasions les Données Personnelles sont-elles collectées ?

Le Cabinet peut être amené à recueillir les Données Personnelles dans le cadre d’informations directement fournies par Vous. Ces Données Personnelles sont ainsi collectées et traitées aux occasions suivantes :

  • L’accès au site ;

  • L’abonnement aux newsletters ;

  • Les demandes de renseignements et autres formulaires ;

  • Les correspondances avec le Cabinet ;

  • Les réponses aux sondages, promotions et autres communications ;

  • La signature de contrats avec le Cabinet ;

  • Les candidatures.

Le Cabinet prend en compte les principes de minimisation des Données Personnelles, de protection dès la conception et de protection des Données Personnelles par défaut. En conséquence, sont collectées des informations pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. 

4 – Sur quel fondement les Données Personnelles sont-elles collectées ?

Les Données Personnelles sont traitées par le Cabinet dans les cas permis par la réglementation applicable, et en particulier dans les conditions suivantes :

  • Lorsque vous avez manifesté un consentement libre, spécifique, éclairé et univoque concernant le traitement de Vos Données Personnelles ;

  • Lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles lorsqu’il est mis en œuvre un traitement ayant pour finalité : (i) la production, la gestion, le suivi des dossiers de ses clients ; (ii) le recouvrement ;

  • Pour le respect des obligations légales ou réglementaires lorsque le Cabinet met en œuvre un traitement ayant pour finalité : (i) la prévention du blanchiment et du financement du terrorisme et la lutte contre la corruption ; (ii) la facturation ; (iii) la comptabilité ;

  • Lorsque les intérêts légitimes du Cabinet peuvent être de nature à justifier un traitement par elle (ex : mesures de sécurité informatique).

5 – Pourquoi les Données Personnelles sont-elles collectées ?

Les Données Personnelles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Selon les cas, les Données Personnelles pourront être utilisées dans le but de :

  • Gestion de la relation clients et prospects (dossiers, missions, partenariats, etc.) ;

  • La prospection et l’animation (enquêtes de satisfaction, analyses et statistiques, etc.) ;

  • L’organisation, inscription, envoi de newsletters et invitation aux événements du cabinet (informations sur le Cabinet, informations thématiques, formation, documentation, etc.).

Le Cabinet est également susceptible d’utiliser les Données Personnelles pour tout autre objectif imposé par la législation en vigueur et à des fins administratives.

6 – Qui sont les destinataires des Données Personnelles ?

Les Données Personnelles ne sont jamais vendues.

Les Données Personnelles que le Cabinet recueille ne seront strictement communiquées que dans ces hypothèses :

  • Aux sous-traitants ou à des tiers prestataires agissant pour le Cabinet dans le cadre d’un traitement spécifique conformément aux finalités pour lesquelles elles ont été recueillies initialement, dans le cadre d’activités telles que la fourniture d’une prestation de services, la prospection et l’animation, la gestion de la relation avec ses clients et prospects, l’organisation, l’inscription, l’envoi de newsletters et l’invitation aux événements du cabinet ;

  • Aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection conformément à la réglementation applicable.

7 – Comment la sécurité des Données Personnelles est-elle assurée ?

Le Cabinet veille à protéger et sécuriser les Données Personnelles afin d’assurer leur sécurité et empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, détruites ou divulguées à des tiers non autorisés.

Toutes les personnes ayant accès aux Données Personnelles sont tenues par une obligation de confidentialité.

Les prestataires et sous-traitants du Cabinet sont notamment tenus par des engagements de sécurité et de confidentialité leur interdisant d’utiliser les Données Personnelles pour toutes autres finalités que celles pour lesquelles le Cabinet partage des informations avec eux ; plus particulièrement, ils ne sont pas autorisés à utiliser les informations personnelles des adhérents et/ou des délégués à des fins commerciales ou à les divulguer à d’autres tiers.

Tout transfert des Données Personnelles en dehors de l’Union Européenne est réalisé dans le respect des dispositions légales et réglementaires relatives à la protection des données personnelles en vigueur.

Lorsque la divulgation de Données Personnelles à des tiers est nécessaire et/ou autorisée, le Cabinet s’assure que ces tiers garantissent aux Données Personnelles concernées le même niveau de protection que celui leur étant offert par le Cabinet, et exige des garanties contractuelles afin que notamment, les Données Personnelles soient exclusivement traitées pour les finalités que vous avez préalablement acceptées, avec la confidentialité et la sécurité requises.

Le Cabinet met en place des mesures techniques et organisationnelles pour s’assurer que les Données Personnelles sont conservées de façon sécurisée et ce, pendant la durée nécessaire à l’exercice des finalités poursuivies conformément au droit applicable.

Conformément à la réglementation française et européenne applicable, en cas d’atteinte avérée aux Données Personnelles susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, le Cabinet s’engage à communiquer cette violation à l’autorité de contrôle compétente et, lorsque cela est exigé par ladite réglementation, aux personnes concernées (de manière individuelle ou générale selon les cas).

8 – Combien de temps les Données Personnelles sont-elles conservées ?

Le Cabinet conserve les Données Personnelles pour le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies, sous réserve des possibilités légales d’archivage, d’obligations de conservation de certaines Données Personnelles, et/ou d’anonymisation.

Le Cabinet applique en particulier les durées de conservation suivantes pour ces quelques grandes catégories de Données Personnelles :

  • En matière de comptabilité, elles sont conservées 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable ;

  • En matière de prévention du blanchiment et du financement du terrorisme, les Données Personnelles sont conservées 5 ans après la fin des relations avec le cabinet ;

  • Les Données Personnelles des clients sont conservées pendant la durée des relations contractuelles augmentée de 3 ans à des fins d’animation et prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription ;

  • Les Données Personnelles des prospects sont conservées pendant une durée de 3 ans si aucune participation ou inscription aux événements du cabinet n’a eu lieu ;

  • Les Données Personnelles des candidats sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la candidature et en cas d’issue négative, 3 ans après le dernier contact (sauf accord du candidat pour une durée plus longue) ;

  • Les Données Personnelles aux bases de données en accès sont conservées 1 an après la dernière connexion.

9 – Quels sont les droits sur les Données Personnelles et comment les exercer ?

      9.1 – Droits

Droit d’accès, de rectification et à l’effacement (ou « droit à l’oubli ») des Données Personnelles

Le droit d’accès permet d’obtenir auprès du Cabinet la confirmation que les Données Personnelles sont ou non traitées, et les conditions de ce traitement, ainsi que d’en recevoir une copie électronique (pour toute copie supplémentaire, le Cabinet est en droit d’exiger le paiement éventuel de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs occasionnés). Vous avez également le droit d’obtenir du Cabinet, dans les meilleurs délais, la rectification de Vos Données Personnelles. Enfin, sous réserve des exceptions prévues par le droit applicable (ex : conservation nécessaire pour respecter une obligation légale), Vous avez le droit de demander au Cabinet l’effacement, dans les meilleurs délais, de Vos Données Personnelles, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

  • Les Donnés Personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées ;

  • Vous souhaitez retirer Votre consentement sur lequel était fondé le traitement de Vos Données Personnelles et il n’existe pas d’autre fondement justifiant ce traitement ;

  • Vous considérez et pouvez établir que Vos Données Personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;

  • Les Données Personnelles doivent être effacées en vertu d’une obligation légale.

Droit à la limitation du traitement des Données Personnelles

La réglementation applicable prévoir que ce droit peut être invoqué dans certains cas, en particulier les suivants :

  • Lorsque l’exactitude des Données Personnelles est contestée ;

  • Lorsqu’il est établi que le traitement des Données Personnelles est illicite et lorsque vous demandez au lieu de l’effacement la limitation du traitement ;

  • Lorsque le Cabinet n’a plus besoin des Données Personnelles mais que celles-ci sont encore concernées ;

  • Lorsque Vous vous opposez au traitement qui serait fondé sur l’intérêt légitime du Cabinet.

Droit à la portabilité des Données Personnelles

Lorsque le Cabinet traite les Données Personnelles sur la base du consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment en utilisant les moyens mis à Votre disposition à cet effet (procédure indiquée au point 8.2 de la présente Politique de confidentialité). En revanche, et conformément au droit applicable, le retrait du consentement ne vaut que pour l’avenir et ne saurait donc remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Si malgré les efforts du Cabinet pour préserver la confidentialité des Données Personnelles, Vous estimez que cette dernière n’est pas assurée, une réclamation auprès d’une autorité de contrôle peut être introduite. Une liste des autorités de contrôle est disponible sur le site de la Commission Européenne.

Droit de décider du sort des Données Personnelles après la mort

Enfin, Vous avez le droit d’organiser le sort de Vos Données Personnelles post-mortem par l’adoption de directives générales ou particulières. Le Cabinet s’engage à respecter ces directives. En l’absence de directives, le Cabinet reconnaît aux héritiers la possibilité d’exercer certains droits, en particulier le droit d’accès, s’il est nécessaire pour le règlement de la succession du défunt ; et le droit d’opposition pour procéder à la clôture des comptes Utilisateurs et s’opposer au traitement des Données Personnelles.

      9.2 – Modalités d’exercice des droits

Pour toute question relative à la présente Politique de confidentialité et/ou pour exercer Vos droits tels que décrits ci-dessus, Vous pouvez vous adresser à contact@bersay.com, par voie électronique ou postale, en envoyant un courrier accompagné d’une copie de tout documents d’identité à :

Bersay & ASSOCIES, service des données personnelles, 31 avenue Hoche 75008 Paris

Si la demande est présentée sous forme électronique, les informations seront également fournies par voie électronique lorsque cela est possible, à moins que Vous ne demandiez expressément qu’il en soit autrement.

Si le Cabinet ne donne pas suite à Votre demande, il vous informera des motifs de son inaction et Vous disposerez de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et/ou de former un recours juridictionnel. Vous pouvez notamment porter Votre réclamation via le service de plainte en ligne sur le site de la CNIL, ou par courrier postal en écrivant à : CNIL – 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.

10 – Utilisation de cookies

Pour améliorer Votre expérience sur le Site, le Cabinet utilise des « cookies ». Ces derniers n’indiquent pas, en eux-mêmes, Vos Données Personnelles, sauf si Vous choisissez de les fournir (dans le cadre d’une candidature par exemple).

Pour plus d’informations sur l’utilisation des cookies, veuillez consulter la politique cookies disponible à l’URL suivant : https://bersay.com/politique-de-cookies/

11 – Droit applicable et Tribunal compétent

Le présente Politique de confidentialité est soumise au droit français. En cas de litige et dans le cas où un accord amiable ne pourrait intervenir, les tribunaux compétents seront ceux du ressort de la Cour d’appel de Paris, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.