Le Cabinet Bersay  (ci-après le « Cabinet ») respecte la vie privée de l’ensemble de ses interlocuteurs et contacts – établis dans le cadre de dossiers, missions, partenariats, etc. – et traite leurs données à caractère personnel avec toute la diligence nécessaire et conformément à la réglementation applicable, soit le Règlement n°2016/679 (UE) du 27 avril 2016 dit règlement général sur la protection des données (« RGPD ») et la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 dans sa version actualisée (la « Réglementation applicable »). Le Cabinet agit comme responsable de traitement pour les données qu’il traite.

À ce titre, la présente Politique de traitement des données à caractère personnel (ci-après la « Politique ») a pour objet d’informer sur la manière dont le Cabinet, en sa qualité de responsable de traitement, traite les données à caractère personnel (ci-après les « Données Personnelles ») concernant les clients, fournisseurs, prospects du Cabinet et les internautes de notre site internet (ci-après « Vous » ou « Votre » / « Vos ») d’une part, et sur les moyens dont ils disposent pour exercer leurs droits s’y rapportant d’autre part.

1 – Identité du responsable de traitement

Le Cabinet est le responsable de traitement des Données Personnelles mis en œuvre au titre de la présente Politique.

Son adresse postale est : 31 avenue Hoche, 75008 – Paris.

Son adresse email de contact est : contact@bersay.com

Son numéro de téléphone est : (+33)1 56 88 30 00.

2 – Définitions

Les termes commençant par une majuscule, tels que notamment « Données à caractère personnel », « Traitement », « Personnes concernées », « Responsable de traitement », « Sous-traitant », « Destinataire », « Violation de données », sans que cette liste soit limitative, ont le sens qui leur est donné par la Règlementation applicable, et notamment le RGPD.

3 – Quels sont les Traitements mis en oeuvre à partir de vos données ?

Les Données Personnelles sont traitées par le Cabinet dans les cas permis par la réglementation applicable, et en particulier dans les conditions suivantes :

Lorsque vous avez manifesté un consentement libre, spécifique, éclairé et univoque concernant le traitement de Vos Données Personnelles ;
Lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles lorsqu’il est mis en œuvre un traitement ayant pour finalité : (i) la production, la gestion, le suivi des dossiers de ses clients ; (ii) le recouvrement ;
Pour le respect des obligations légales ou réglementaires lorsque le Cabinet met en œuvre un traitement ayant pour finalité : (i) la prévention du blanchiment et du financement du terrorisme et la lutte contre la corruption ; (ii) la facturation ; (iii) la comptabilité ; ou
Lorsque les intérêts légitimes du Cabinet peuvent être de nature à justifier un traitement par elle (ex : mesures de sécurité informatique).

Les Traitements mis en œuvre par le Cabinet sont présentés dans le tableau ci-dessous, qui inclut les informations suivantes pour chaque Traitement :

• La/les finalité(s) tu Traitement, c’est-à-dire les objectifs déterminés, explicites et légitimes du Traitement qui gouvernent celui-ci pendant toute la durée du Traitement ;
• La base légale du Traitement, c’est-à-dire le fondement juridique du Traitement qui justifie sa mise en œuvre et le rend légitime ;
• La liste des Données à caractère personnel traitées, étant précisé que le Cabinet collecte uniquement les informations adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire par rapport aux finalités pour lesquelles elles sont traitées. Le type de Données Personnelles collectées dépend du contexte de Vos interactions directes et/ou indirectes avec le Cabinet ;
• Le mode de collecte des Données à caractère personnel, qui peut être direct (Données communiquées par la Personne Concernée elle-même) ou indirect (Données à caractère personnel collectées ou générées à partir de tout autre moyen / toute autre technologie)
• La durée de conservation des Données, qui est toujours déterminée et proportionnée aux finalités du Traitement et tient compte des possibilités légales d’archivage et d’éventuelles obligations d’anonymisation et/ou de conservation de certaines Donnée.

Le Cabinet prend en compte les principes de minimisation des Données Personnelles, de protection dès la conception et de protection des Données Personnelles par défaut. En conséquence, sont collectées des informations pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Par principe, le Cabinet ne traite pas de Données Personnelles sensibles au sens de la Règlementation applicable, hormis le cas échéant (i) les Données Personnelles nécessaires à la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice, lorsque cela est requis dans le cadre de la mission confiée au Cabinet et conformément à l’article 9 du RGPD ou encore (ii) l’affiliation syndicale lorsque cette Donnée Personnelle est requise dans le cadre d’un dossier traité par le Cabinet.

Si Vous soumettez des Données Personnelles concernant une autre personne, Vous déclarez et garantissez que Vous êtes autorisé par cette personne à permettre au Cabinet de les traiter conformément à cette Politique.

Traitement	Personne(s) concernée(s)	Finalités	Base légale	Données traitées	Mode de collecte	Durée de conservation
Gestion de la relation client	Clients	–   Traitement des dossiers confiés au Cabinet –   Gestion des échanges avec les clients   –   Organisation, inscription et invitation aux évènements du Cabinet –   Mesure de satisfaction des clients     –   Vérification de l’identité des Clients –   Vérification de l’absence de conflit d’intérêt –   Lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme	Exécution contractuelle (contrats clients     Intérêt légitime du Cabinet           Respect des obligations légales et déontologiques du Cabinet	–   Nom, prénom, civilité –   Coordonnées (adresse email et postale, ville, région, pays, numéro de téléphone) –   Données professionnelles (profession, intitulé de poste, nom de l’employeur) –   Affiliation syndicale (si nécessaire dans le cadre d’un dossier traité par le Cabinet –   Données relatives à la vie familiale et patrimoniale lorsque pertinent dans le cadre du dossier traité –   Image (photographie ou vidéo)par exemple à l’occasion d’évènements organisés par le Cabinet	–   Échanges par mail, formulaire de contact, bon de commande, téléphone ou cartes de visite –   Signature de contrats avec le Cabinet –   Inscription à des évènements organisés par le Cabinet –   Échanges via les réseaux sociaux –   Sondages, promotions et autres mesures de la satisfaction	Durée des relations contractuelles en base active et 5 ans en base intermédiaire à des fins probatoires.
Prospection commerciale	Prospects Clients	–   Gestion des échanges avec les prospects           –   Envoi de messages de prospection commerciale –   Organisation, inscription et invitation aux évènements du Cabinet –   Envoi de newsletters et mails d’information / d’actualités –   Réponse à des appels d’offre publics ou privés	Mesures précontractuelles prises à la demande du Prospect       Intérêt légitime du Cabinet	–   Nom, prénom, civilité –   Coordonnées (adresse email et postale, ville, région, pays, numéro de téléphone) –   Données professionnelles (profession, intitulé de poste, nom de l’employeur)	–   Échanges par mail, formulaire de contact, bon de commande, téléphone ou cartes de visite –   Demande d’informations et de renseignements –   Inscription à des évènements organisés par le Cabinet –   Échanges via les réseaux sociaux	Prospects : 3 ans à compter de leur collecte par le Cabinet ou du dernier contact émanant du Prospect (exemple : demande de documentation ou un clic sur un lien hypertexte contenu dans un email).   Clients : 3 ans à compter du dernier contact avec le Client.
Gestion des listes d’opposition à la réception de prospection	Clients Prospects	–   Réception et réponse aux demandes d’opt-out des clients et prospects –   Limitation et/ou effacement des données –   Gestion et actualisation des listes d’opposition	Intérêt légitime du Cabinet	–   Nom, prénom, civilité –   Coordonnées (adresse email et postale, ville, région, pays, numéro de téléphone) –   Données professionnelles (profession, intitulé de poste, nom de l’employeur) –   Date de la demande d’opposition	Formulation de la demande d’opt-out par clic sur le lien de désabonnement situé en pied de page des emails de prospection commerciale ou par tout autre moyen (email par exemple)	3 ans à compter de l’exercice du droit d’opposition
Gestion des relations fournisseurs	Fournisseurs	–   Opérations de recherche et de sélection des fournisseurs –   Négociation, exécution et suivi des contrats –   Gestion des échanges avec les fournisseurs	Exécution contractuelle (contrats fournisseurs)	–   Nom, prénom, civilité –   Coordonnées (adresse email et postale, ville, région, pays, numéro de téléphone) –   Données professionnelles (profession, intitulé de poste, nom de l’employeur)	Échanges par mail, formulaire de contact, bon de commande, téléphone ou cartes de visite	Durée des relations contractuelles en base active et 5 ans en base intermédiaire à des fins probatoires.
Gestion du site internet et de l’infrastructure informatique	Clients Prospects Internautes	–  Administration du site web –   Réalisation de statistiques afin de mesurer l’audience du site internet et le taux d’ouverture des newsletters –   Amélioration de nos services en ligne –   Mesures visant à assurer la sécurité de l’infrastructure informatique	Intérêt légitime du Cabinet	–   Pays, langue préférée –   Données d’identification (adresse IP) –   Données de connexion (logs, token notamment) –   Données d’acceptation (clic)	–   Cookies fonctionnels –   Logs de connexion –   Dispositifs de traçabilité, de journalisation et d’analyse des audiences –   Formulaires de contact et d’abonnement aux newsletters du site	1 an à compter de la collecte.
Administration d’un éventuel contentieux	Clients Prospects Fournisseurs	–   Négociations amiables –   Gestion de la procédure contentieuse –   Constitution de preuves dans le cadre du contentieux	Intérêt légitime du Cabinet	–   Nom, prénom, civilité –   Coordonnées (adresse email et postale, ville, région, pays, numéro de téléphone) –   Toutes les autres données traitées par ailleurs dès lors qu’elles ont un rapport avec l’objet du litige ou sont nécessaires à la gestion du litige.	–   Échanges par mail, formulaire de contact, bon de commande, téléphone ou cartes de visite –   Données obtenues dans le cadre de la gestion des dossiers –   Données obtenues par tout moyen dans le cadre de la procédure contentieuse ou précontentieuse	Pendant toute la durée du litige et jusqu’à (i) signature du protocole d’accord transactionnel (précontentieux) ou (ii) épuisement des voies de recours (contentieux).
Gestion de la facturation	Clients Fournisseurs	–  Administration de la facturation –   Édition des factures –   Réception des factures –   Gestion des paiements –   Écritures comptables	Obligation légale	–        Nom, prénom, civilité –        Données professionnelles (profession, intitulé de poste, nom de l’employeur) –        Informations de paiement, adresse de facturation et informations relatives au compte bancaire – IBAN, BIC	–   Signature de contrats avec le Cabinet –   Communication des informations nécessaires par tout moyen lors de tout échange avec le Cabinet	10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.
Vidéosurveillance des abords de la porte d’entrée du Cabinet	Clients Prospects	–    Gestion de la sécurité des biens et des personnes –    Facilitation des démarches d’identification des visiteurs par l’accueil	Intérêt légitime du Cabinet	–        Image des visiteurs	–        Enregistrements réalisés par le dispositif de vidéosurveillance installé à l’entrée du cabinet	7 jours à compter de la date d’enregistrement des images

4 – Qui sont les destinataires des Données Personnelles ?

Le Cabinet est susceptible de communiquer vos Données Personnelles à des Destinataires autorisés et soumis à une obligation appropriée de confidentialité, qui peuvent être internes ou externes selon les cas, et qui doivent les traiter pour les seules finalités prévues aux présentes et dans le cadre des mesures de protection et de sécurité appropriées détaillées ci-après.

Les Destinataires internes sont tous les membres du Cabinet dont les attributions, fonctions et missions justifient qu’ils traitent vos Données Personnelles. En fonction des cas, il peut s’agir des avocats, salariés et stagiaires.

Les Destinataires externes sont quant à eux :

• Les sous-traitants ou des tiers prestataires agissant pour le Cabinet dans le cadre d’un traitement spécifique et conformément aux instructions du Cabinet ;
• Les administrations judiciaires, auxiliaires de justice, confrères, experts, mandataires, enquêteurs, etc. ;
• Les instances ordinales responsables du contrôle de la profession d’avocat ;
• Les organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection conformément à la Réglementation applicable, tels que la CNIL ;
• En cas de projet de cession du fonds de commerce du Cabinet, le ou les acquéreurs potentiels et leurs conseils dans le cadre d’un audit précédent l’opération, étant précisé qu’en cas d’acquisition, vos Données Personnelles pourront faire partie des actifs transférés. Si vos Données Personnelles sont transférées, l’acquéreur agira en en qualité de nouveau Responsable de traitement en vertu de sa propre politique de traitement des données.

5 – Comment la sécurité des Données Personnelles est-elle assurée ?

Le Cabinet veille à protéger et sécuriser les Données Personnelles depuis leur collecte jusqu’à leur suppression définitive et met en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de préserver leur confidentialité, d’assurer leur sécurité et empêcher leur destruction, perte, altération ou divulgation non autorisées, de manière accidentelle ou illicite.

Parmi ces mesures figurent notamment :

• Les mesures de sécurité des accès aux locaux (codes d’accès, clés individuelles),
• La gestion des habilitations et des restrictions des droits d’accès aux données,
• Le recours à des procédés d’identification sécurisés,
• La sensibilisation des associés, collaborateurs, salariés et stagiaires,
• La sécurisation de la connexion Wifi utilisée au sein du Cabinet et à distance,
• La mise en œuvre de mesures de sauvegarde,
• La mise en œuvre de mesures de chiffrement et de cryptage (clés privées),
• La mise en œuvre de mesures de traçabilité.

Les prestataires et sous-traitants du Cabinet sont notamment tenus par des engagements de sécurité et de confidentialité garantissant le même degré de protection des Données Personnelles que celui accordé par le Cabinet et leur interdisant d’utiliser les Données Personnelles pour toutes autres finalités que celles pour lesquelles le Cabinet partage des informations avec eux ; plus particulièrement, ils ne sont pas autorisés à utiliser les informations personnelles qui leur sont communiquées à des fins commerciales ou à les divulguer à d’autres tiers.

Dans tous les cas, en cas de recours à un Sous-traitant, le Cabinet (i) lui impose contractuellement des garanties de sécurité analogues à celles mises en œuvre en interne pour protéger vos Données Personnelles et (ii) se réserve le droit de procéder à un audit auprès d’eux afin de s’assurer du respect de leurs obligations.

Les Données Personnelles sont hébergées en France. Tout transfert des Données Personnelles en dehors de l’Union Européenne est réalisé dans le respect des exigences prévues par la Règlementation applicable.

Conformément à la Réglementation applicable, en cas de Violation de données susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, le Cabinet s’engage à notifier la CNIL selon les délais et dans les conditions prescrites par le RGPD et, lorsque cela est exigé par ladite réglementation, à communiquer cette Violation de données aux Personnes Concernées (de manière individuelle ou générale selon les cas).

6 – Quels sont vos droits sur vos Données Personnelles et comment les exercer ?

6.1. Énoncé des droits et de leurs conditions d’exercice

Droit d’accès

Le droit d’accès permet d’obtenir auprès du Cabinet (i) la confirmation que des Données Personnelles Vous concernant sont ou ne sont pas traitées, les conditions de mise en œuvre et les caractéristiques de ce Traitement et, dans l’affirmative, (ii) une copie de vos Données Personnelles sous forme électronique. Dans cette hypothèse, l’envoi d’une première copie des Données Personnelles est gratuit, mais pour toute copie supplémentaire, le Cabinet est en droit d’exiger le paiement éventuel de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs occasionnés.

Droit de rectification

Vous avez le droit d’obtenir du Cabinet, dans les meilleurs délais, la rectification de Vos Données Personnelles qui seraient erronées ou obsolètes.

Droit à l’effacement

Sous réserve des exceptions prévues par le droit applicable (ex : conservation nécessaire pour respecter une obligation légale), Vous avez le droit de demander au Cabinet l’effacement, dans les meilleurs délais, de Vos Données Personnelles, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

• Les Donnés Personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées ;
• Vous souhaitez retirer Votre consentement sur lequel était fondé le Traitement de Vos Données Personnelles et il n’existe pas d’autre fondement justifiant ce Traitement ;
• Vous considérez et pouvez établir que Vos Données Personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite.

Droit à la limitation du traitement des Données Personnelles

Vous avez le droit d’obtenir la limitation du Traitement, soit le gel de l’utilisation de Vos Données Personnelles par le Cabinet, lorsque Vous avez formulé une demande de rectification, d’effacement ou d’opposition le temps que le Cabinet analyse votre demande. Pendant ce laps de temps, les Données Personnelles sont conservées par le Cabinet mais ne peuvent plus être traitées.

Droit d’opposition

Vous êtes investi d’un droit de Vous opposer au Traitement de vos Données Personnelles pour des raisons tenant à Votre situation particulière, auquel cas le Cabinet ne traitera plus Vos Données Personnelles pour les finalités contestées, sauf si le Traitement est justifié pour des motifs légitimes et impérieux.

Vous êtes en outre investi du droit de Vous opposer au Traitement de vos Données Personnelles à des fins de prospection, que Vous pouvez exercer sans avancer un quelconque motif.

Droit à la portabilité des Données Personnelles

Lorsque le Cabinet traite sur la base du consentement les Données Personnelles que Vous lui avez communiquées sur des services en ligne proposés par le Cabinet, Vous pouvez demander la portabilité des Données Personnelles, soit leur restitution dans un format d’usage courant.

Droit au retrait du consentement

Lorsque le Cabinet traite vos Données Personnelles sur la base de votre consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment en utilisant les moyens mis à Votre disposition à cet effet (procédure indiquée au point 8.2 de la présente Politique). En revanche, et conformément au droit applicable, le retrait du consentement ne vaut que pour l’avenir et ne saurait donc remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Si malgré les efforts du Cabinet pour préserver la confidentialité des Données Personnelles, Vous estimez que cette dernière n’est pas assurée, une réclamation peut être introduite auprès de l’autorité de contrôle compétente. La liste des autorités de contrôle est disponible sur le site de la Commission Européenne. Pour la France, il s’agit de la CNIL, qui peut être contactée via le service de plainte en ligne sur le site de la CNIL, ou par courrier postal en écrivant à : CNIL – 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07

Droit post mortem

Enfin, Vous avez le droit d’organiser le sort de Vos Données Personnelles après votre décès par la formulation de directives générales ou particulières concernant leur conservation, effacement et/ou communication. Le Cabinet s’engage à respecter ces directives. En l’absence de directives, le Cabinet reconnaît aux héritiers la possibilité d’exercer certains droits, en particulier le droit d’accès, s’il est nécessaire pour le règlement de la succession du défunt, et le droit d’opposition pour s’opposer au traitement ultérieur des Données Personnelles du défunt.

6.2 – Modalités d’exercice des droits

Pour toute question relative à la présente Politique et/ou pour exercer Vos droits tels que décrits ci-dessus, Vous pouvez contacter le Cabinet :

• Par email à l’adresse ! contact@bersay.com, ou
• par voie postale à l’adresse : Bersay, service des données personnelles, 31 avenue Hoche 75008 Paris

Si la demande est présentée sous forme électronique, les informations seront également fournies par voie électronique lorsque cela est possible, à moins que Vous ne demandiez expressément qu’il en soit autrement.

La demande d’exercice de droits doit émaner de vous exclusivement (sauf mandat donné à un tiers en bonne et due forme) et être la plus claire et exhaustive possible afin permettre au Cabinet d’y répondre dans les meilleurs délais, compris entre un et trois mois selon son niveau de complexité.

Le Cabinet peut éventuellement vous demander de compléter votre demande si elle n’est pas suffisamment précise, que le droit que vous souhaitez exercer n’est pas facilement identifiable ou que le Cabinet ne parvient pas à établir votre identité, auquel cas le Cabinet pourra vous demander de fournir des informations complémentaires et notamment un justificatif d’identité, qui serait supprimé une fois votre identité vérifiée.

En outre, le Cabinet ne sera pas tenu de répondre à votre demande si elle présente un caractère manifestement infondé ou excessif, et notamment si vous formulez des demandes répétitives qui auraient pour objet ou pour effet de déstabiliser les activités du Cabinet. Dans une telle hypothèse, le Cabinet vous informera des motifs de son inaction.

7 – Utilisation de cookies

Le Site n’utilise des cookies que pour des raisons strictement nécessaires à son fonctionnement. Le Site dépose un cookie « serveur » obligatoire pour permettre son fonctionnement ainsi qu’un cookie pour conserver la préférence de langue du Site durant la session uniquement.

Ces cookies ne collectent aucune Donnée Personnelle Vous concernant, et ne sont pas non plus utilisés pour suivre et/ou pister Vos interactions avec le Site. Dès lors, ces cookies ne nécessitent pas le recueil de Votre consentement.

8 – Droit applicable et Tribunal compétent

Le présente Politique est soumise au droit français. En cas de litige, les tribunaux compétents seront ceux du ressort de la Cour d’appel de Paris, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.

9 – Modification de la Politique de confidentialité

Le Cabinet pourra être amenée à effectuer des modifications de la Politique à tout moment pour tenir compte d’une évolution légale, réglementaire et/ou jurisprudentielle, d’une modification des caractéristiques des Traitements ou de la mise en œuvre d’un nouveau Traitement. Ces modifications prennent effet au moment de leur publication sur le Site. Vous serez soumis à la version la plus récente de la Politique. La dernière version de la Politique applicable est systématiquement celle accessible depuis noter Site, qui comporte la date de dernière mise à jour.